📄 GUÍA PRÁCTICA — CÓMO ABORDAR UN PROYECTO DE IA EN BKM¶

Para Responsables Funcionales, Propietarios Departamentales y cualquier persona con una idea¶

Ecosistema IA BKM¶

Si tienes una idea, empieza aquí¶

Tienes una idea para usar IA en tu área. Antes de hacer nada más, responde esta pregunta:

¿El proyecto es solo para tu departamento, con herramientas simples, sin tocar sistemas como el CRM o el ERP, y sin impacto en la reputación de BKM?

Sí a todo → Puedes ir por el Camino Ágil (Flujo B). Pocas semanas, poca fricción.
No a alguno → Ve por el Camino Estructurado (Flujo A). Más pasos, más control.
No estás seguro → Habla con el Responsable IA antes de avanzar.

🟢 CAMINO ÁGIL — Flujo B¶

Para proyectos departamentales de bajo impacto¶

Tiempo estimado hasta arrancar: días.

Para quién: Propietario Departamental que quiere lanzar algo en su área con autonomía.

Paso 1 — Verifica que puedes ir por este camino¶

Confirma que tu proyecto cumple todos estos criterios. Si alguno falla, ve al Camino Estructurado.

☐ Solo lo usará tu departamento. No afecta a otros.
☐ No se conecta con el CRM, el ERP ni BigQuery.
☐ No maneja datos sensibles de clientes ni información financiera.
☐ No afecta al discurso oficial de BKM ni a su reputación.
☐ La base de conocimiento es limitada y no cambia continuamente.

Paso 2 — Elige la herramienta¶

Para proyectos de este tipo, las opciones son:

Asistente LLM gestionado (cualquier plataforma en modalidad Teams o Enterprise: ChatGPT, Claude, Gemini, SuperChat u equivalentes): para asistentes conversacionales departamentales. Listo en días sin desarrollo técnico.
n8n: para automatizaciones de flujo o prototipos de agentes conversacionales más elaborados.

Si dudas sobre qué herramienta usar, pregunta al Responsable IA.

Paso 3 — Completa el Registro de Notificación (Plantilla Modo B)¶

Es un documento corto. Recoge: qué es el proyecto, para quién, qué herramienta usas, y cuándo lo revisarás.

📄 Plantilla: Ficha Sistema Modo B — disponible en la sección de Operativa del repositorio.

Envíalo al Responsable IA antes de arrancar.

Paso 4 — Espera confirmación del Responsable IA¶

El Responsable IA confirma que el proyecto está dentro de los límites del Camino Ágil. Si detecta que no lo está, te redirige al Camino Estructurado y te explica por qué.

Tiempo habitual de confirmación: 1-2 días.

Paso 5 — Arranca y monitoriza¶

Lanza el proyecto. Eres el responsable de:

Mantener el proyecto dentro de los límites que justifican la autonomía.
Notificar al Responsable IA si el proyecto empieza a crecer o cambiar de naturaleza.

Señal de escalado: si en algún momento necesitas conectarlo con el CRM, si empieza a usarlo gente de otros departamentos, o si se convierte en parte del método oficial de trabajo, notifica al Responsable IA. El proyecto pasa al Camino Estructurado.

🔵 CAMINO ESTRUCTURADO — Flujo A¶

Para proyectos con impacto en el negocio¶

Tiempo estimado hasta arrancar: semanas.

Para quién: Responsable Funcional que lidera un proyecto de mayor impacto, o Propietario Departamental cuyo proyecto ha escalado.

Paso 1 — Completa la Tarjeta de Valor IA¶

Es el documento que hace visible el valor de tu iniciativa antes de que entre en el proceso de aprobación.

Responde cuatro preguntas clave:

¿Qué palanca de negocio mueve esta iniciativa?
¿Hay urgencia real o puede esperar al siguiente ciclo?
¿Qué complejidad tiene y qué sistemas necesita?
¿Depende de otras iniciativas o habilita otras?

📄 Plantilla: Tarjeta de Valor IA — disponible en la sección de Operativa del repositorio.

Paso 2 — Revisión trimestral del backlog¶

Las tarjetas de valor se revisan trimestralmente con el Responsable IA y Dirección. El resultado es una clasificación en tres estados:

🟢 Construir ahora — entra en desarrollo activo.
🟡 Preparar para el siguiente ciclo — valor claro pero no es el momento.
⚪ Registrado sin fecha — queda en el backlog sin prioridad activa.

Si la iniciativa tiene urgencia real y no puede esperar al ciclo trimestral, comunícalo al Responsable IA para evaluar si se activa antes.

Paso 3 — Completa la Plantilla de Arquitectura¶

Si tu iniciativa es aprobada para construcción, el siguiente paso es documentar cómo se va a construir antes de escribir una sola línea de código.

Lo hacéis conjuntamente el Responsable Funcional y el Responsable IA.

La plantilla recoge: propósito, criticidad, capa del ecosistema, sistemas implicados, flujo técnico, gobernanza, métricas y riesgos.

📄 Plantilla: Plantilla de Arquitectura de Proyecto IA — disponible en la sección de Marco de Arquitectura del repositorio.

Tiempo habitual para completarla: 1-2 sesiones de trabajo conjunto.

Paso 4 — Validación y aprobación¶

Tanto el Responsable Funcional como el Responsable IA revisan y aprueban la plantilla.

El Responsable Funcional confirma que el sistema hace lo que el área necesita.
El Responsable IA confirma que la solución es coherente con el stack y no genera deuda técnica.

Sin las dos validaciones, el proyecto no puede iniciarse.

Paso 5 — Registro en el Log de Decisiones (si aplica)¶

Si el proyecto implica una decisión arquitectónica relevante para el ecosistema — una herramienta nueva, una integración importante, una decisión de capa — se registra como ADR en el Log de Decisiones.

No todos los proyectos generan un ADR. Solo los que tienen impacto transversal o a largo plazo.

El Responsable IA determina si aplica.

📄 Plantilla: Plantilla de Log de Decisiones — disponible en la sección de Logs de Decisiones del repositorio.

Paso 6 — Arranca la construcción¶

Con la plantilla aprobada y el registro completado, comienza el desarrollo.

Durante la construcción, el Responsable Funcional:

Valida que el sistema está haciendo lo que se definió.
Detecta y comunica cualquier desviación del objetivo.
Participa en las revisiones periódicas.

Paso 7 — Activa la Ficha de Sistema (Modo A)¶

Cuando el sistema está listo para entrar en producción, se completa la Ficha de Sistema Modo A. Es el registro operativo oficial del sistema: quién lo gestiona, para qué sirve, cuáles son sus límites y cuándo se revisa.

📄 Plantilla: Ficha Sistema Modo A — disponible en la sección de Operativa del repositorio.

Esta ficha vive en Drive, no en el repositorio.

🔁 REGLAS QUE APLICAN A AMBOS CAMINOS¶

Independientemente del camino que sigas:

Todo sistema activo tiene un responsable identificado. Nada opera sin propietario.
La IA asiste, no sustituye. Ningún sistema reemplaza el criterio humano en decisiones importantes.
Si el proyecto crece, notifica. Un proyecto que empieza pequeño puede necesitar más gobernanza cuando escala.
Si algo no funciona como debería, comunícalo. El Responsable IA o el Responsable Funcional son los canales correctos.

❓ PREGUNTAS FRECUENTES¶

¿Puedo usar ChatGPT para un proyecto de trabajo?

Depende. Si es para uso personal o exploración, no hay restricción. Si es para un proceso de trabajo recurrente con documentación interna, aplica el Camino Ágil: notifica al Responsable IA y usa una modalidad Teams o Enterprise, no una cuenta personal pública.

¿Qué pasa si empiezo algo por el Camino Ágil y luego crece?

Notificas al Responsable IA y el proyecto migra al Camino Estructurado. La ficha de notificación que completaste al inicio se archiva como antecedente. No es un problema — es el mecanismo de control que hace que el ecosistema escale con orden.

¿Cuánto tiempo tarda en aprobarse una iniciativa?

En el Camino Ágil, 1-2 días para la confirmación. En el Camino Estructurado, depende del ciclo trimestral de revisión del backlog. Si hay urgencia real, comunícalo al Responsable IA.

¿Quién es el Responsable IA?

El Responsable IA es la persona con autoridad técnica sobre el ecosistema. Es tu interlocutor para cualquier duda sobre herramientas, procesos o decisiones arquitectónicas.

¿Puedo proponer una herramienta que no está en el stack?

Sí. El stack es de referencia, no cerrado. Si crees que una herramienta externa aportaría valor claro, plantéaselo al Responsable IA. Hay un proceso de evaluación explícito. Ver Stack Tecnológico — Sección: Proceso de Incorporación de Herramientas.

📚 DOCUMENTOS DE REFERENCIA¶

Documento	Para qué sirve	Dónde está
Stack Tecnológico	Qué herramientas están disponibles y cómo usarlas	Repositorio — Sección 1
Roles y Gobernanza	Quién hace qué en el ecosistema	Repositorio — Sección 2
Marco de Arquitectura	Cuándo y cómo documentar antes de construir	Repositorio — Sección 3
Plantilla de Arquitectura	Documento a completar para proyectos del Flujo A	Repositorio — Sección 3
Marco de Operativa IA	Cómo se gestionan los sistemas en uso	Repositorio — Sección 4
Tarjeta de Valor IA	Cómo proponer una iniciativa al backlog	Repositorio — Sección 4
Ficha Sistema Modo A	Registro operativo de sistemas en gestión central	Repositorio — Sección 4
Ficha Sistema Modo B	Registro de notificación de proyectos departamentales	Repositorio — Sección 4
Log de Decisiones	Decisiones arquitectónicas importantes del ecosistema	Repositorio — Sección 7

Estado: Activo
Responsable: Responsable IA BKM
Ubicación en el ecosistema: Sección 2 — Roles y gobernanza