📄 PLANTILLA — FICHA DE SISTEMA IA¶
Modo A — Gestión Central¶
Ecosistema IA BKM¶
Para qué sirve este documento¶
Esta ficha es el registro operativo oficial de un sistema IA en gestión central (Modo A). Se cumplimenta cuando el sistema está aprobado y listo para activarse en producción, y se mantiene actualizada durante toda su vida útil.
No es la Plantilla de Arquitectura — esa se completa antes de construir. Esta ficha se completa cuando el sistema ya está construido y entra en operativa.
🔹 FICHA DEL SISTEMA¶
1️⃣ Identificación¶
Nombre del sistema:
Fecha de activación:
Estado actual:
- ☐ Activo
- ☐ En revisión
- ☐ Suspendido
- ☐ Cerrado
Capa:
- ☐ Core IA
- ☐ Operativa Ligera
Versión de la ficha:
2️⃣ Responsables¶
Responsable Funcional: (Nombre y cargo — define qué debe hacer el sistema)
Responsable IA: (Nombre — define cómo se construye y valida)
Responsable Técnico de Servicio: (En la fase actual, esta función recae en el Responsable IA salvo indicación contraria)
¿Fue construido por un recurso externo?
- ☐ No — construido internamente.
- ☐ Sí — Nombre o empresa: _______________
¿Mantiene acceso al entorno de producción? - ☐ No — acceso revocado tras la entrega. - ☐ Sí — bajo acuerdo de mantenimiento. Condiciones: _______________
3️⃣ Usuarios Autorizados¶
(Lista de usuarios o roles con acceso al sistema)
4️⃣ Finalidad del Sistema¶
(Para qué se usa y qué problema resuelve — máximo 5 líneas)
5️⃣ Límites de Uso¶
Declarar explícitamente:
- ☐ No sustituye criterio profesional humano en decisiones importantes.
- ☐ No toma decisiones finales sin validación humana.
- ☐ Escalado obligatorio al Responsable Funcional en caso de duda.
- ☐ No compartir acceso ni outputs fuera del entorno BKM autorizado.
- ☐ Otros límites específicos del sistema: _____________________
6️⃣ Herramientas y Sistemas Implicados¶
(Listar las herramientas activas en este sistema: Vertex AI, LlamaIndex, BigQuery, GCS, CRM, ERP, FastAPI, etc.)
7️⃣ Consideraciones de Privacidad y Autonomía¶
(Completar solo si el sistema trata datos personales o ejecuta acciones con efecto externo)
Datos personales:
- ¿El sistema trata datos personales? ☐ Sí / ☐ No
- Base legal del tratamiento:
- ¿Se envían datos a LLM o servicio externo? ☐ Sí / ☐ No — Proveedor y garantías contractuales:
- ¿Se producen transferencias fuera del EEE? ☐ Sí / ☐ No — Garantías aplicadas:
- ¿Se gestionan datos sensibles (categorías especiales RGPD)? ☐ Sí / ☐ No — Tipo:
Política de logs:
- ¿Qué registran los componentes del sistema (n8n, LLM, backend)? Especificar por componente:
- Plazo de retención de logs:
- Responsable de acceso a los logs:
- ¿Se registran conversaciones o interacciones completas? ☐ Sí / ☐ No — Dónde y durante cuánto tiempo:
Autonomía del sistema:
-
Grado de autonomía efectivo en operación:
-
☐ Nivel 1 — propone, el humano decide y ejecuta
- ☐ Nivel 2 — ejecuta, el humano supervisa y puede anular
- ☐ Nivel 3 — ejecuta, el humano observa
- ¿Las acciones del sistema sobre datos o sistemas externos son reversibles? ☐ Sí / ☐ Parcialmente / ☐ No
8️⃣ Métricas de Seguimiento¶
Indicador principal de éxito:
Indicadores secundarios:
Señales de fallo o alerta:
9️⃣ Revisión Periódica¶
Frecuencia de revisión:
- ☐ Mensual
- ☐ Trimestral
- ☐ Semestral
- ☐ Otra: _______
Próxima revisión prevista:
Responsable de la revisión:
🔟 Criterios de Escalado o Cierre¶
Este sistema debe revisarse formalmente si:
- ☐ Supera los usuarios autorizados actuales.
- ☐ Se integra con nuevos sistemas core no contemplados.
- ☐ Cambia su nivel de criticidad o impacto.
- ☐ El Responsable Funcional o el Responsable IA cambian.
- ☐ Se detectan fallos sistemáticos en las respuestas o en la operativa.
- ☐ Se detecta un incidente con datos personales — aplicar protocolo del Marco de Operativa IA, sección 8.
Criterios de cierre: (Describir bajo qué condiciones el sistema se cerraría o suspendería)
1️⃣1️⃣ Historial de Cambios¶
| Fecha | Cambio | Responsable |
|---|---|---|
Estado: Activo
Responsable: Responsable IA BKM
Ubicación en el ecosistema: Sección 4 — Marco de Operativa IA